GED
Gerenciamento Eletrônico de Documentos
A sigla GED significa Gerenciamento Eletrônico de Documentos ou Gestão Eletrônica de Documentos.
Em linhas gerais, podemos descrever GED como um conjunto de tecnologias que permite a uma empresa gerenciar seus documentos em forma digital. Esses documentos podem ser das mais diversas origens, tais como papel, microfilme, imagem, som, planilhas eletrônicas, arquivos de texto etc.
As principais tecnologias relacionadas a GED são:
••>> Capture – Acelera processos de negócio através da captação de documentos e formulários, transformando em informações confiáveis e recuperáveis, passíveis de serem integradas a todas as aplicações de negócios.
••>> Document Imaging (DI) – É a tecnologia de GED que propicia a conversão de documentos do meio físico para o digital.
Trata-se da tecnologia mais difundida do GED, muito utilizada para conversão de papel em imagem, através de processo de digitalização com aparelhos scanners.
••>> Document Management (DM) (Gerenciamento de Documentos) – É a tecnologia que permite gerenciar com mais eficácia a criação, revisão, aprovação e descarte de documentos eletrônicos.
Dentre as suas principais funcionalidades estão o controle de informações (autoria, revisão, versão, datas etc.), segurança, busca, check-in / check-out e versionamento.
••>> Workflow / BPM – Controla e gerencia processos dentro de uma organização, garantindo que as tarefas sejam executadas pelas pessoas corretas no tempo previamente definido.
Organiza tarefas, prazos, trâmites, documentos e sincroniza a ação das pessoas.
••>> COLD/ERM – Tecnologia que trata páginas de relatórios, incluindo a captura, indexação, armazenamento, gerenciamento e recuperação de dados.
Esta tecnologia permite que relatórios sejam armazenados de forma otimizada, em meios de baixo custo, mantendo-se sua forma original.
••>> Forms Processing (processamento de formulários) – tecnologia que possibilita reconhecer as informações e relacioná-las com campos em bancos de dados, automatizando o processo de digitação.
Neste sistema são utilizados o ICR (Intelligent Character Recognition) e OCR (Optical Character Recognition) para o reconhecimento automático de caracteres.
••>> Records and Information Management (RIM) – É o gerenciamento do ciclo de vida de um documento, independente da mídia em que se encontre.
Através de um sistema RIM gerencia-se a criação, armazenamento, processamento, manutenção, disponibilização e descarte dos documentos, sob controle de categorização e tabelas de temporalidade.
Benefícios
Um bom projeto de GED leva benefícios significativos a uma empresa, que são perceptíveis em praticamente todos os seus departamentos.
Relacionamos aqui alguns benefícios genéricos, embora seja nas particularidades de um negócio que o GED se mostre mais vantajoso.
••>> Extrema velocidade e precisão na localização de documentos.
••>> Total controle no processo de negócio.
••>> Ilimitadas possibilidades de indexação e localização de documentos.
••>> Melhor qualidade no atendimento ao cliente. O GED proporciona respostas rápidas e precisas.
••>> Mais agilidade em transações entre empresas.
••>> Gerenciamento automatizado de processos, minimizando recursos humanos e aumentando a produtividade.
••>> Melhoria no processo de tomada de decisões.
••>> Maior velocidade na implementação de mudanças em processos.
••>> Obtenção de vantagem competitiva sustentável.
••>> Possibilidade de implementação de trabalho virtual, com redução de despesas.
••>> Redução de custos com cópias, já que há disponibilização de documentos em rede.
••>> Melhor aproveitamento de espaço físico.
••>> Disponibilização instantânea de documentos (sem limitações físicas).
••>> Evita extravio ou falsificação de documentos.
••>> Agilidade em processos legais, nos quais é fundamental o cumprimento de prazos.
••>> Aproveitamento da base de informática já instalada na empresa.
••>> Integração com outros sistemas e tecnologias.
••>> Tecnologia viabilizadora de outras, como ERP, SCM, CRM e BI.
••>> Continuidade de negócios: o GED é de grande auxílio para políticas de recuperação de documentos e manutenção das atividades da empresa em casos de acidentes.
••>> Facilitação às atividades que envolvem colaboração entre pessoas e equipes.
Aplicações
Relacionamos aqui algumas aplicações GED disponíveis. Existem diversas outras, para as mais variadas finalidades. E o mais importante é que GED é, antes de tudo, um conceito que pode ser aplicado em todos os segmentos de negócios.
••>> Ações de apoio ao gerenciamento do conhecimento, ERP, CRM, comércio eletrônico e outras tecnologias
••>> Ações de apoio aos processos de fiscalização
••>> Atendimento às obrigações impostas pela Lei de Acesso à Informação (organizações públicas)
••>> Apoio documental a sistemas de GIS
••>> Atendimento a clientes de bancos: extratos de conta corrente, aplicações etc.
••>> Atendimento a clientes de serviços utilitários: telefonia, energia elétrica e outros
••>> Automação de cartórios
••>> Bibliotecas digitais
••>> Cartões de assinatura
••>> Catálogos de produtos
••>> Clipping – Arquivos de recortes de jornais e revistas
••>> Contratos de câmbio
••>> Contratos de financiamento e leasing
••>> Controle de bilhetes de companhias aéreas
••>> Controle de depósitos e pagamentos em retaguarda de agências bancárias
••>> Controle de documentos arrecadatórios de tributos, impostos, taxas e multas em organismos governamentais
••>> Controle do processo de compras
••>> Conversão de acervo histórico
••>> Conversão de bibliotecas físicas para digitais
••>> Conversão de sistema micrográfico
••>> Desenho de engenharia e relatório técnico
••>> Disponibilização de documentos oficiais, tais como diário oficial
••>> Documentação cadastral e societária de empresas
••>> Documentação de administração hospitalar
••>> Documentação de auditoria (fiscal, contábil, operacional etc.)
••>> Documentação de contratação de consórcios
••>> Documentação de logística de transportes
••>> Documentação dos sistemas de qualidade – ISO 9001, Excelência em Serviços, Inmetro etc.
••>> Documentação e acompanhamento de ciclo de vida de produtos
••>> Documentação e processos jurídicos
••>> Documentação e relatórios diversos, incluindo contábeis e financeiros
••>> Documentação eletrônica de escritórios (exemplo: arquivos Word, Excel, Power Point etc.)
••>> Documentação em instituições de ensino
••>> Documentos das polícias civis, militares, detrans e outros
••>> Forms Processing – Processamento de Formulários
••>> Gerenciamento de documentação em benefícios, incluindo áreas de Recursos Humanos e fundos de Pensão
••>> Gerenciamento de ordens de serviço
••>> Gerenciamento de processos de concessão
••>> Gestão de contratos em geral
••>> Gestão de correspondências em geral (fax, e-mail e outros veículos)
••>> Gestão e processamento de pagamentos por cheques e cartão de crédito, da consulta ao recebimento
••>> Processamento de importação e exportação
••>> Processamento de prontuário das áreas de recursos humanos, incluindo recrutamento e seleção
••>> Processamento de Prontuário de pacientes em hospitais
••>> Processamento de resultados de exames laboratoriais, incluindo serviço de mensageria
••>> Processos de crédito imobiliário
••>> Serviços de Seguradoras: apólice, sinistro, indenização etc.
Legislação
Relacionamos aqui parte da legislação que trata de gestão de documentos, tanto em âmbito público quanto privado.
Cabe ressaltar que a legislação sobre o tema é bastante ampla, pois engloba leis federais, estaduais e municipais, além da normatização específica por setor.
Para maiores informações, sugerimos que estabeleça contato com empresas especializadas em soluções GED em sua região.
••>>Legislação Federal
LEI Nº 12.965, DE 23 DE ABRIL DE 2014
Estabelece princípios, garantias, direitos e deveres para o uso da Internet no Brasil.
DECRETO Nº 8.135, DE 4 DE NOVEMBRO DE 2013
Dispõe sobre as comunicações de dados da administração pública federal direta, autárquica e fundacional, e sobre a dispensa de licitação nas contratações que possam comprometer a segurança nacional.
LEI Nº 12.865, DE 9 DE OUTUBRO DE 2013
(…) disciplina o documento digital no Sistema Financeiro Nacional.
DECRETO Nº 7.845, DE 14 DE NOVEMBRO DE 2012
Regulamenta procedimentos para credenciamento de segurança e tratamento de informação classificada em qualquer grau de sigilo, e dispõe sobre o Núcleo de Segurança e Credenciamento.
LEI Nº 12.682, DE 9 DE JULHO DE 2012
Dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos.
DECRETO Nº 7.724, DE 16 DE MAIO DE 2012
Regulamenta a Lei no 12.527, de 18 de novembro de 2011, que dispõe sobre o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do caput do art. 5o, no inciso II do § 3o do art. 37 e no § 2o do art. 216 da Constituição.
LEI Nº 12.527, DE 18 DE NOVEMBRO DE 2011 ( Lei de Acesso à Informação )
Regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5o, no inciso II do § 3o do art. 37 e no § 2o do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei no 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei no 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências.
MINISTÉRIO DA JUSTIÇA
SECRETARIA NACIONAL DE JUSTIÇA
PORTARIA Nº 12, DE 8 DE JUNHO DE 2009
Dispõe sobre o registro e fiscalização do exercício da atividade de microfilmagem de documentos e revoga a Portaria nº 29, de 10 de setembro de 2008.
MINISTÉRIO DA JUSTIÇA
SECRETARIA NACIONAL DE JUSTIÇA
PORTARIA nº 29, DE 10 DE SETEMBRO DE 2008
Portaria Nº 29 do Ministério da Justiça, de 10 de setembro de 2008
[Registro e fiscalização de empresas que exerçam atividade de microfilmagem de documentos, de detentores dos documentos a serem microfilmados e os órgãos públicos que microfilmem documentos para terceiros. Ficam revogadas as Portarias nº 73, de 13 de setembro de 2005 e, nº 17, de 30 de março de 2001 e nº 58, de 20 de junho de 1996].
[Revogada pela Portaria nº 12, de 8 de junho de 2009]
MINISTÉRIO DA JUSTIÇA
PORTARIA Nº 73, DE 13 DE SETEMBRO DE 2005 DO MINISTÉRIO DA JUSTIÇA
[Altera a Portaria nº 17, de 30 de março de 2001, que regulamenta o registro e a fiscalização do exercício da atividade de microfilmagem de documentos]
[REVOGADA PELA PORTARIA Nº 29, DE 10 DE SETEMBRO DE 2008]
DECRETO Nº 4.915, DE 12 DE DEZEMBRO DE 2003
Dispõe sobre o Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo – SIGA, da administração pública federal, e dá outras providências.
DECRETO Nº 4.553, DE 27 DE DEZEMBRO DE 2002
Dispõe sobre a salvaguarda de dados, informações, documentos e materiais sigilosos de interesse da segurança da sociedade e do Estado, no âmbito da Administração Pública Federal, e dá outras providências.
DECRETO Nº 4.497, DE 4 DE DEZEMBRO DE 2002.
(Revogado pelo Decreto nº 4.553, de 27 de dezembro 2002)
Altera o art. 17 do Decreto no 2.134, de 24 de janeiro de 1997, que dispõe sobre a categoria dos documentos públicos sigilosos e o acesso a eles, e dá outras providências.
DECRETO Nº 4.344, DE 26 DE AGOSTO DE 2002
Regulamenta a Lei no 8.394, de 30 de dezembro de 1991, que dispõe sobre a preservação, organização e proteção dos acervos documentais privados dos presidentes da República, e dá outras providências.
PORTARIA Nº 5, DE 7 DE FEVEREIRO DE 2002 – CASA CIVIL
Aprova o Regimento Interno do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ.
DECRETO Nº 4.073, DE 3 DE JANEIRO DE 2002
Regulamenta a Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.
DECRETO Nº 3.996, DE 31 DE OUTUBRO DE 2001
Dispõe sobre a prestação de serviços de certificação digital no âmbito da Administração Pública Federal.
MEDIDA PROVISÓRIA Nº 2.200-2, DE 24 DE AGOSTO DE 2001
Institui a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, transforma o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação em autarquia, e dá outras providências.
DECRETO Nº 3.872, DE 18 DE JULHO DE 2001
Dispõe sobre o Comitê Gestor da Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira – CG ICP-Brasil, sua Secretaria-Executiva, sua Comissão Técnica Executiva e dá outras providências.
DECRETO Nº 3.865, DE 13 DE JULHO DE 2001
Estabelece requisito para contratação de serviços de certificação digital pelos órgãos públicos federais, e dá outras providências.
MINISTÉRIO DA JUSTIÇA
PORTARIA Nº 17, DE 30 DE MARÇO DE 2001 DO MINISTÉRIO DA JUSTIÇA
[Regulamenta o registro e a fiscalização do exercício da atividade de microfilmagem de documentos, em conformidade com o parágrafo único do art. 15 do Decreto nº 1.799, de 30/01/1996]
REVOGADA PELA PORTARIA Nº 29, DE 10 DE SETEMBRO DE 2008
DECRETO Nº 3.779, DE 23 DE MARÇO DE 2001
Acresce dispositivo ao art. 1o do Decreto nº 3.714, de 3 de janeiro de 2001, que dispõe sobre a remessa por meio eletrônico de documentos.
DECRETO Nº 3.714, DE 3 DE JANEIRO DE 2001
Dispõe sobre a remessa por meio eletrônico de documentos a que se refere o art. 57-A do Decreto nº 2.954, de 29 de janeiro de 1999, e dá outras providências.
DECRETO DE 18 DE OUTUBRO DE 2000
Cria, no âmbito do Conselho de Governo, o Comitê Executivo do Governo Eletrônico, e dá outras providências.
DECRETO Nº 3.587, DE 5 DE SETEMBRO DE 2000
Estabelece normas para a Infra-Estrutura de Chaves Públicas do Poder Executivo Federal – ICP-Gov, e dá outras providências.
[Revogado pelo Decreto nº 3.996, de 31de outubro de 2001]
DECRETO Nº 3.505, DE 13 DE JUNHO DE 2000
Institui a Política de Segurança da Informação nos órgãos e entidades da Administração Pública Federal.
DECRETO Nº 3.294, DE 15 DE DEZEMBRO DE 1999
Institui o Programa Sociedade da Informação e dá outras providências.
LEI Nº 9.800, DE 26 DE MAIO DE 1999
Permite às partes a utilização de sistemas de transmissão de dados para a prática de atos processuais.
DECRETO Nº 2.942, DE 18 DE JANEIRO DE 1999
Regulamenta os arts. 7°, 11 a 16 da Lei n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. [Revogado pelo Decreto nº 4.073, de 03 de janeiro de 2002]
DECRETO Nº 2.910, DE 29 DE DEZEMBRO DE 1998
Estabelece normas para a salvaguarda de documentos, materiais, áreas, comunicações e sistemas de informação de natureza sigilosa, e dá outras providências.
[Revogado pelo Decreto nº 4.553, de 27 de dezembro de 2002]
DECRETO Nº 2.182, DE 20 DE MARÇO DE 1997
Estabelece normas para a transferência e o recolhimento de acervos arquivísticos públicos federais para o Arquivo Nacional. [Revogado pelo Decreto nº 4.073 de 03 de janeiro de 2002]
DECRETO N° 2.134, DE 24 DE JANEIRO DE 1997
Regulamenta o art. 23 da Lei n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a categoria dos documentos públicos sigilosos e o acesso a eles, e dá outras providências. [Revogado pelo Decreto nº 4.553 de 27 de dezembro de 2002]
MINISTÉRIO DA JUSTIÇA
PORTARIA Nº 58, DE 20 DE JUNHO DE 1996 DO MINISTÉRIO DA JUSTIÇA
[REVOGADA PELA PORTARIA Nº 17, DO MINISTÉRIO DA JUSTIÇA, DE 30 MARÇO DE 2001]
[REVOGADA PELA PORTARIA Nº 29, DE 10 DE SETEMBRO DE 2008]
[Regulamenta o registro e a fiscalização do exercício da atividade de microfilmagem de documentos, em conformidade com o parágrafo único do art. 15 do Decreto nº 1.799, de 30/01/1996].
DECRETO N° 1.799, DE 30 DE JANEIRO DE 1996
Regulamenta a Lei n° 5433, de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais, e dá outras providências.
DECRETO Nº 1.461, DE 25 DE ABRIL DE 1995
Altera os arts. 3º e 7º do Decreto nº 1.173, de 29 de junho de 1994, que dispõe sobre a competência, organização e funcionamento do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) e do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR).
[Revogado pelo Decreto nº 4.073 de 03 de janeiro de 2002]
DECRETO Nº 1.173, DE 29 DE JUNHO DE 1994
Dispõe sobre a competência, organização e funcionamento do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) e do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR) e dá outras providências. [Revogado pelo Decreto nº 4.073 de 03 de janeiro de 2002]
LEI Nº 8.394, DE 30 DE DEZEMBRO DE 1991
Dispõe sobre a preservação, organização e proteção dos acervos documentais privados dos presidentes da República, e dá outras providências.
LEI Nº 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991
Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências.
LEI Nº 7.627, DE 10 DE NOVEMBRO DE 1987
Dispõe sobre a eliminação de autos findos nos órgãos da Justiça do Trabalho, e dá outras providências.
LEI N° 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968
Regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências.
••>>Resoluções (Conselhos de Classe)
CONSELHO FEDERAL DE MEDICINA
Resolução CFM nº 1.821, de 11 de julho de 2007
Aprova as normas técnicas concernentes à digitalização e uso dos sistemas informatizados para a guarda e manuseio dos documentos dos prontuários dos pacientes, autorizando a eliminação do papel e a troca de informação identificada em saúde.
••>>Poder Judiciário
SUPERIOR TRIBUNAL DE JUSTIÇA
CONSELHO FEDERAL DA JUSTIÇA FEDERAL
Resolução CJF nº 23, de 19 de setembro de 2008
Estabelece a Consolidação Normativa do Programa de Gestão Documental da Justiça Federal de 1º e 2º graus.
••>>Casa Civil – Secretaria Executiva
RESOLUÇÃO Nº 30, DE 23 DE DEZEMBRO DE 2009
Altera a Resolução nº 26 de 6 de maio de 2008, que estabelece diretrizes básicas de gestão de documentos a serem adotadas nos arquivos do Poder Judiciário
RESOLUÇÃO Nº 29, DE 29 DE MAIO DE 2009
Dá nova redação ao Art. 2º e ao inciso I da Resolução nº 27, de 16 de junho de 2008.
RESOLUÇÃO Nº 28, DE 17 DE FEVEREIRO DE 2009
Dispõe sobre a adoção da Norma Brasileira de Descrição Arquivística – NOBRADE pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR, institui o Cadastro Nacional de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivísticos e estabelece a obrigatoriedade da adoção do Código de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivísticos – CODEARQ.
RESOLUÇÃO Nº 27, DE 16 DE JUNHO DE 2008
Dispõe sobre o dever do Poder Público, no âmbito dos estados, do Distrito Federal e dos municípios, de criar e manter Arquivos Públicos, na sua específica esfera de competência, para promover a gestão, a guarda e a preservação de documentos arquivísticos e a disseminação das informações neles contidas.
RESOLUÇÃO Nº 26, DE 06 DE MAIO DE 2008
Estabelece diretrizes básicas de gestão de documentos a serem adotadas nos arquivos do Poder Judiciário
RESOLUÇÃO Nº 25, DE 27 DE ABRIL DE 2007
Dispõe sobre a adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos – e-ARQ Brasil pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR.
RESOLUÇÃO Nº 24, DE 3 DE AGOSTO DE 2006
Estabelece diretrizes para a transferência e recolhimento de documentos arquivísticos digitais para instituições arquivísticas públicas.
RESOLUÇÃO Nº 23, DE 16 DE JUNHO DE 2006
Dispõe sobre a adoção do Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos-SINAR.
RESOLUÇÃO Nº 22, DE 30 DE JUNHO DE 2005
Dispõe sobre as diretrizes para a avaliação de documentos em instituições de saúde.
RESOLUÇÃO Nº 21, DE 4 DE AGOSTO DE 2004
Dispõe sobre o uso da subclasse 080 – Pessoal Militar do Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio e da Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública, aprovados pela Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001, Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ.
RESOLUÇÃO Nº 20, DE 16 DE JULHO DE 2004
Dispõe sobre a inserção dos documentos digitais em programas de gestão arquivística de documentos dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos.
RESOLUÇÃO Nº 19, DE 28 DE OUTUBRO DE 2003
Dispõe sobre os documentos públicos que integram o acervo das empresas em processo de desestatização e das pessoas jurídicas de direito privado sucessoras de empresas públicas.
RESOLUÇÃO Nº 18, DE 28 DE JULHO DE 2003
Dispõe sobre os arquivos públicos que integram o acervo das agências reguladoras, das empresas em processo de desestatização, das empresas desestatizadas, das concessionárias, permissionárias e autorizatárias de serviços públicos, e das pessoas jurídicas de direito privado.
[Revogada pela Resolução nº 19, de 28 de outubro de 2003]
RESOLUÇÃO Nº 17, DE 25 DE JULHO DE 2003
Dispõe sobre os procedimentos relativos à declaração de interesse público e social de arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas que contenham documentos relevantes para a história, a cultura e o desenvolvimento nacional.
RESOLUÇÃO Nº 16, DE 24 DE JUNHO DE 2003
Dispõe sobre as diretrizes a serem adotadas para criação do Boletim Interno do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ.
RESOLUÇÃO Nº 15, DE 15 DE FEVEREIRO DE 2002
[Revoga a Resolução nº 09, de 1 de julho de 1997, do CONARQ, substituída pela Portaria nº 05, da Casa Civil da Presidência da República, de 7 de fevereiro de 2002, que dispõe sobre o regimento interno do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ)].
RESOLUÇÃO Nº 14, DE 24 DE OUTUBRO DE 2001
Aprova a versão revisada e ampliada da Resolução nº 4, de 28 de março de 1996, que dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos as Atividades-Meio da Administração Pública.
RESOLUÇÃO Nº 13, DE 9 DE FEVEREIRO DE 2001
Dispõe sobre a implantação de uma política municipal de arquivos, sobre a construção de arquivos e de websites de instituições arquivísticas.
RESOLUÇÃO Nº 12, DE 7 DE DEZEMBRO DE 1999
Dispõe sobre os procedimentos relativos à declaração de interesse público e social de arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas que contenham documentos relevantes para a história, a cultura e o desenvolvimento nacional.
[Revogada pela Resolução nº 17, de 25 de julho de 2003]
RESOLUÇÃO Nº 11, DE 7 DE DEZEMBRO DE 1999
Dispõe sobre os arquivos públicos que integram o acervo das agências reguladoras, das empresas em processo de desestatização, das empresas desestatizadas, das concessionárias, permissionárias e autorizatárias de serviços públicos, e das pessoas jurídicas de direito privado.
[Revogada pela Resolução nº 18, de 30 de julho de 2003]
RESOLUÇÃO Nº 10, DE 6 DE DEZEMBRO DE 1999
Dispõe sobre a adoção de símbolos ISO nas sinaléticas a serem utilizadas no processo de microfilmagem de documentos arquivísticos.
RESOLUÇÃO Nº 9, DE 1 DE JULHO DE 1997
[Substituída pela Portaria nº 05, da Casa Civil da Presidência da República, de 7 de fevereiro de 2002]
Dispõe sobre o regimento interno do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ).
RESOLUÇÃO Nº 8, DE 20 DE MAIO DE 1997
[Revogada pela resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001]
Atualiza o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio e a Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública, aprovados pela Resolução nº 4 do CONARQ.
RESOLUÇÃO Nº 7, DE 20 DE MAIO DE 1997
Dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Poder Público.
RESOLUÇÃO Nº 6, DE 15 DE MAIO DE 1997
Dispõe sobre diretrizes quanto à terceirização de serviços arquivísticos públicos.
RESOLUÇÃO Nº 5, DE 30 DE SETEMBRO DE 1996
Dispõe sobre a publicação de editais para eliminação de documentos nos Diários Oficiais da União, Distrito Federal, Estados e Municípios.
RESOLUÇÃO Nº 4, DE 28 DE MARÇO DE 1996
[Revogada pela Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001]
Dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e aprova os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública.
RESOLUÇÃO Nº 3, DE 26 DE DEZEMBRO DE 1995
Dispõe sobre o Programa de Assistência Técnica do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ).
RESOLUÇÃO Nº 2, DE 18 DE OUTUBRO DE 1995
Dispõe sobre as medidas a serem observadas na transferência ou no recolhimento de acervos documentais para instituições arquivísticas públicas.
RESOLUÇÃO Nº 1, DE 18 DE OUTUBRO DE 1995
Dispõe sobre a necessidade da adoção de planos e/ou códigos de classificação de documentos nos arquivos correntes, que considerem a natureza dos assuntos resultantes de suas atividades e funções.
Carta para a preservação do patrimônio arquivístico digital, de 6 de julho de 2004 – CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS – CONARQ.
Relacionamos aqui as perguntas frequentes da seção “Pergunte aqui”.
Perguntas frequentes
••>> Pretendo implantar soluções GED em algumas áreas da minha empresa. O que devo levar em consideração na hora de decidir quais documentos devo digitalizar?
Vários aspectos devem ser levados em consideração. Destacamos aqui alguns deles.
1 – Volume de pesquisa de tais documentos.
2 – Distribuição geográfica das pessoas que irão realizar pesquisa desses documentos.
3 – Ganhos que podem ser alcançados pela agilidade na consulta dos documentos (produtividade, qualidade no atendimento ao cliente etc.).
3 – Riscos no caso de perda desses documentos.
4 – Espaço físico que a armazenagem dos documentos demanda.
5 – Custos de cópias.
6 – Tempo despendido pelos profissionais da empresa para localizar e recuperar os documentos.
7 – Possibilidade de descarte dos documentos físicos após a digitalização (possível em alguns casos).
••>> Qual o melhor software GED atualmente existente no mercado?
É impossível respondermos adequadamente a esta pergunta. Primeiro porque a expressão “software GED” é um tanto imprecisa. GED é um conjunto de tecnologias que permite a gestão eficiente de documentos de uma organização. Se a sua intenção é apenas digitalizar pequena quantidade de documentos, com um sistema simples de indexação e pesquisa, você até pode encontrar um software de “prateleira” que atenda a esta necessidade. Mas se sua expectativa é um pouco mais abrangente, o ideal é pensar em uma solução GED, pois assim poderá se beneficiar de diversas tecnologias para tornar sua empresa mais produtiva e eficiente (além de reduzir custos). Evite o erro que muitas empresas cometem: digitalizam grande quantidade de documentos e depois descobrem que a arquitetura do processo não atinge às expectativas originais.
••>> Existe alguma legislação geral que trate de temas relacionados a GED, explicitando quais documentos podem ser descartados após a digitalização?
Não. Existem diversas leis que tratam isoladamente a possibilidade de descarte de documentos fiscais / contábeis e relacionados à área de recursos humanos. Algumas leis possuem abrangência nacional e outras estadual ou municipal. Existem também diferenças com relação ao processo que deve preceder o descarte, que pode ser com ou sem certificação digital, pode envolver microfilmagem e/ou digitalização, entre outras especificidades. O ideal é que você busque uma empresa especializada em soluções GED, pois ela poderá assessorá-lo.
••>> É possível estimar a redução de espaço físico destinado à armazenagem de documentos após a adoção de uma solução GED?
Depende muito do tipo de documento que será objeto de gestão eletrônica. No caso de documentos fiscais / trabalhistas a redução de espaço pode chegar a algo próximo de 40%. Já no caso de documentos relacionados à operação da organização esse percentual cresce consideravelmente, podendo atingir até 90% (em alguns segmentos é possível chegar a 100%).
••>> Qual a diferença entre GED e digitalização?
O GED é um processo como um todo, que trata os documentos originalmente eletrônicos e aqueles transformados em forma eletrônica. E para este último caso é que se utiliza a digitalização, que realiza a transformação a partir de documentos dos mais variados meios físicos, tais como papel, microficha, filmes, áudio etc. A digitalização é, portanto, uma das etapas de um processo de GED.
Essa confusão de terminologia é muito comum e ocorre porque muitas empresas de digitalização se apresentam como empresas de GED, o que contribui para confundir aqueles que não estão familiarizados com esse tipo de tecnologia.
••>> Tendo em vista que o processo de digitalização de documentos é muito menos oneroso que o de microfilmagem, porque algumas empresas ainda utilizam microfilmagem?
Isto ocorre principalmente nos casos em que a legislação ainda não permite o descarte de documentos após a digitalização.
••>> GED quer dizer gerenciamento eletrônico de documentos ou gestão eletrônica de documentos?
Na verdade, trata-se de expressões diferentes para o mesmo conteúdo. Originalmente a sigla GED significava “gerenciamento eletrônico de documentos”, mas atualmente o termo “gestão eletrônica de documentos” vem sendo muito utilizado.
••>> O correto é escrever “a GED” ou “o GED”?
Na prática, tanto faz. Como respondido anteriormente, atualmente a sigla GED vem sendo utilizada tanto para definir “Gerenciamento Eletrônico de Documentos” quanto “Gestão Eletrônica de Documentos”. Além disto, a sigla GED vem sendo utilizada em diversas expressões (algumas das quais tecnicamente imprecisas), tais como:
– software GED
– aplicação GED
– solução GED
– sistema GED
– programa GED
– projeto GED
– aplicativo GED
••>> Existe diferença entre GED e ECM (Enterprise Content Management)?
Este é um tema extremamente controverso. Sugerimos que leia a seção ECM x GED.
••>> A justiça federal está adotando GED?
O Conselho da Justiça Federal aprovou o plano de ação de tribunais regionais federais que objetiva a virtualização dos processos judiciais. De acordo com o projeto, coordenado pelo CJF, os novos processos de 1º e 2º graus da Justiça Federal deverão tramitar apenas com peças digitais (em fase de implantação).
••>> Existe normatização por parte do Conselho Federal de Medicina com relação a ações de GED para descarte de documentos de prontuário médico? Que norma trata deste assunto?
É a Resolução 1.821/07 do CFM, datada de 11 de Novembro de 2007.
••>> Qual a lei que determina que órgãos públicos (federais, estaduais e municipais) devem disponibilizar documentos para consulta sempre que solicitados?
É a Lei de Acesso à Informação, nº12.527 (18/11/2011), regulamentada pelo decreto 7.724 (16/05/2012).
••>> Quais equipamentos eu preciso comprar para digitalizar os documentos da minha empresa?
Com relação a equipamentos, basta adquirir um ou mais escaners. O modelo de escaner a ser adquirido vai depender da quantidade de documentos que você pretende escanear. Existem modelos simples que custam em torno de R$ 300,00 e outros para uso profissional, que podem custar até alguns milhares de reais. Sugerimos que você procure uma empresa especializada em GED de sua confiança. Caso não conheça nenhuma, veja a seção Soluções Indicadas.
••>> O que é captura distribuída e centralizada?
A captura centralizada necessita que os documentos sejam enviados para os locais onde o trabalho é realizado. Já a captura distribuída possibilita que o trabalho seja efetivado nas “pontas”, onde o documento é criado. Como exemplo, citamos os correspondentes bancários, que podem fechar operações de empréstimo na residência do cliente.
••>> O que é tabela de temporalidade?
Tabela de temporalidade é o instrumento com o qual se determina o prazo de guarda de um documento e sua destinação após este prazo. Normalmente a tabela de temporalidade leva em consideração a legislação (exemplo: áreas contábil, fiscal e financeira) e políticas próprias de cada empresa.
••>> Todo escaner tem OCR?
Não. E mesmo os que são acompanhados de software de OCR, por vezes possuem poucos recursos. Se você terá muita utilização de OCR o ideal é adquirir um software específico.
••>> Software de OCR também reconhece textos manuscritos? Tem o mesmo índice de acerto?
A tecnologia que permite o reconhecimento de textos manuscritos é ICR (Intelligent Character Recognition) e o índice de acerto é seguramente menor do que o obtido por OCR.
••>> Para que serve OMR?
Destina-se a detectar presença (ou ausência) de marcas em áreas definidas de um documento. Costuma ser usado para processar questionários, testes padronizados etc.
••>> No âmbito de GED, o que é “controle de versão”?
São os procedimentos que permitem identificar o(s) autor(es) e a sequência de diferentes versões de um documento.
••>> O que é Check In-Check Out?
Procedimento que garante que apenas uma pessoa possa realizar alterações em um documento em determinado momento.
